Como separar pedidos pagos de pendentes no dia a dia

Uma fila bem separada deixa a expedição mais tranquila e o atendimento mais rápido. O segredo é não tratar todo pedido novo como pronto para envio: primeiro confira o status do pagamento, depois reúna os pedidos que podem seguir para preparação.

Para quem é

Lojista, financeiro, atendimento e expedição que abrem a fila todos os dias e precisam distinguir pedidos pagos, pedidos aguardando confirmação e pedidos que já pedem uma ação do cliente.

Em uma frase

Filtre os pedidos por status, abra cada caso importante e avance somente quando a evidência do pagamento combinar com o meio usado na compra.

Como chegar

1. Entre no Painel e selecione o website correto em Meus websites.

2. Abra o card Pedidos ou siga por Extensões → Checkout → Pedidos.

3. Use os filtros de período, status e forma de pagamento exibidos na lista.

4. Abra o pedido para conferir o resumo, os itens, o comprador e o histórico.

5. Use Alterar somente quando o novo status representar o que aconteceu de verdade.

A fila em três grupos

1. Pagamento confirmado

São os pedidos que podem entrar na rotina de separação, desde que itens, endereço e estoque estejam corretos. O status mostrado pode variar conforme a forma de pagamento. Leia o resumo do pedido e confirme que a compra foi realmente aprovada ou confirmada.

2. Pagamento pendente

São pedidos que ainda aguardam confirmação automática ou conferência manual. Eles merecem acompanhamento, mas não devem ser enviados como se estivessem pagos.

Se o meio for PIX manual, use Como conferir pagamento PIX manual com segurança. Se o meio for automático, confira o retorno mostrado no próprio pedido antes de tomar qualquer decisão.

3. Pedido que precisa de atendimento

Aqui entram endereço incompleto, item sem saldo, solicitação de cancelamento, divergência de valor ou qualquer situação que impeça a separação segura. Deixe a ação anotada na rotina da equipe e mantenha o status coerente com a etapa real.

Ritual de abertura da fila

1. Selecione o período certo

Comece com os pedidos novos e com os que ficaram pendentes do dia anterior. Um filtro curto ajuda a não misturar uma compra antiga com a fila de hoje. Se a tela permitir ordenar por data, use essa ordem para começar pelos casos mais recentes e depois revise os atrasados.

2. Separe por pagamento

Faça uma leitura inicial pelo status exibido. Depois, abra os pedidos que serão preparados e confira:

• * forma de pagamento usada;

• * valor total da compra;

• * confirmação apresentada no pedido;

• * itens e quantidades;

• * endereço e modalidade de entrega;

• * observações do comprador.

O filtro agiliza a leitura, mas não substitui a conferência do pedido aberto.

3. Confirme os casos manuais

Em pagamento manual, a palavra do cliente e um comprovante enviado por mensagem são apenas um ponto de partida. A confirmação precisa ser feita no extrato ou no aplicativo bancário da conta que recebeu o valor. Não avance o pedido antes dessa conferência.

4. Monte a fila de preparação

Depois da conferência, reúna somente os pedidos prontos para separar. A fila pode ficar em uma planilha interna, etiqueta de trabalho ou anotação da equipe, mas o status oficial deve continuar no Painel. Assim, qualquer pessoa consegue entender o andamento ao abrir o pedido.

O que fazer com cada grupo

Como fechar a rotina

No fim do período de separação, repita os filtros:

1. Liste os pedidos confirmados que ainda não foram preparados.

2. Liste os preparados que ainda não foram marcados como enviados.

3. Liste os enviados que ainda não têm rastreio registrado.

4. Liste os pendentes que precisam de retorno ao cliente.

5. Escolha uma próxima ação para cada grupo.

Esse fechamento evita que um pedido fique parado apenas porque a equipe acreditou que outra pessoa cuidaria dele.

O que não fazer

• * Não marque Pago só porque o cliente enviou uma imagem de comprovante.

• * Não marque Enviado enquanto o pacote ainda estiver na bancada.

• * Não altere o status para tentar fazer um aviso aparecer.

• * Não misture pedidos de websites diferentes na mesma fila.

• * Não use o filtro como única prova: abra o pedido antes de separar.

Checklist impresso

• * [ ] Website correto selecionado

• * [ ] Período da fila conferido

• * [ ] Pedidos pagos separados dos pendentes

• * [ ] Forma de pagamento revisada nos pedidos prioritários

• * [ ] PIX manual conferido no extrato quando aplicável

• * [ ] Itens, quantidades e endereço conferidos

• * [ ] Pedidos sem saldo enviados para atendimento

• * [ ] Próxima ação definida para cada pendência

• * [ ] Fila de enviados revisada antes do fim do dia

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